Кадровый аутсорсинг и учет персонала

Обязанность работодателя проводить кадровое администрирование регламентируется Трудовым кодексом РФ и другими нормативными и законодательными актами.
Для некрупных фирм стоимость услуг кадрового инспектора может оказаться нерентабельной,поскольку зарплата этого специалиста высока, независимо от уровня его занятости.
Наше решение для тех работодателей, которые отказываются переплачивать штатному кадровому инспектору, и вместе с этим не готовы подвергать себя рискам, пренебрегая необходимостью ведения кадрового учета.
Сотрудничество с нами обеспечит Вас абсолютной уверенностью в прозрачности своей работы и спокойствием в случае комплексной проверки Трудовой инспекции.
Услуга кадрового аутсорсинга актуальна:

• для руководителей новых фирм
• для новичков в кадровом делопроизводстве
• для компаний с крупным объемом работы

Разработка нормативных и локальных актов, должностных инструкций – это важная составляющая правовой работы организации, которая обеспечивает её бесперебойную деятельность и защищает от правовых рисков.
В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи имеют горизонтальный характер. Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления вертикально зависимы. Подчинение осуществляется по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.
Каждый разработанный локальный нормативный акт вначале проходит процедуру согласования со специалистами других подразделений – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.
Свое несогласие или замечания, касающиеся проекта документа, визирующие работники могут излагать на специальном листе согласования. Затем, после заключающего этапа согласования, локальный акт передается на утверждение руководителю.
Если говорить об общих требованиях, то любая оргструктура, несомненно, должна быть:

• прозрачной, т. е. понятной владельцам, менеджерам и сотрудникам;
• хорошо управляемой: все административные воздействия осуществляются и анализируются точно и своевременно;
• гибкой, чтобы при необходимости компания могла быстро реагировать на изменения во внешней и внутренней среде;
• рентабельной: затраты на поддержание такой структуры должны находиться в известном соответствии с финансовыми результатами хозяйственной деятельности компании;

Этапы работы:

• разработка;
• согласование;
• введение в действие;

Данный порядок может быть установлен локальным актом положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.
Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (к примеру, проектирование правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.
Каждый разработанный локальный нормативный акт вначале проходит процедуру согласования со специалистами других подразделений – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.
Свое несогласие или замечания, касающиеся проекта документа, визирующие работники могут излагать на специальном листе согласования. Затем, после заключающего этапа согласования, локальный акт передается на утверждение руководителю.

Ведение воинского учета – это обязательная задача для всех организаций, в которых работают мужчины в возрасте от 18 до 27 лет (в некоторых случаях до 30 лет).
Основные обязанности по ведению воинского учета:

• Сбор информации: Получать и хранить информацию о военнообязанных мужчинах, работающих в компании (паспортные данные, воинское звание, военный билет, дата рождения, место жительства и т.д.).
• Уведомление военкомата: Своевременно уведомлять военный комиссариат об изменениях в составе военнообязанных (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, изменение места жительства и т.д.).
• Оказание помощи военкомату: Оказывать помощь военному комиссариату в проведении призыва на военную службу, проходить обучение по воинскому учету и проводить тренировки по военной подготовке.
• Ведение документации: Вести учетную документацию (воинский учет по форме № 7, личное дело военнообязанного, журнал учета приписных свидетельств и т.д.).

Локальный аудит
Производится локальная выборка кадровых документов с целью выявления системных ошибок кадрового учета. Далее производится выборочный анализ всех необходимых обязательных документов, анализируются все необходимые обязательные документы, существующие у работодателя, на предмет установления их соответствия требованиям Трудового Кодекса РФ.
Данный аудит позволяет дать оценку общей ситуации с ведением кадрового делопроизводства (КДП) в компании. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.
Полный аудит
Производится анализ каждого документа для выявления всех возможных ошибок, допущенных при ведении КДП. При этом все существующие в компании кадровые документы анализируются в полном объеме. Каждый кадровый документ по каждому работнику подвергается тщательной сверке. После этого разрабатываются индивидуальные рекомендации по исправлению допущенных ошибок.
Данный аудит позволит получить полную оценку качеству ведения КДП в компании и устранить все существующие ошибки. Отчет о результатах аудита содержит указания всех выявленных нарушений с указанием необходимых для их устранения действий.
Системный аудит
Производится проверка всей кадровой документации ("полный аудит") + анализ системы движения кадрового документооборота, выявление проблемных зон системы.
Системный аудит позволяет системно взглянуть на всё кадровое делопроизводство в компании. Отчет о результатах аудита будет содержать не только рекомендации по устранению всех обнаруженных нарушений, но и рекомендации по оптимальному изменению системы работы в сфере кадрового делопроизводства.

Зачем нужен журнал учета
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник обязан выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, проведенные сотрудником на работе сверх законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции. По каждому сотруднику организации сведения в журнал вносятся отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

• решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
• служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
• является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Документ может являться обоснованием для наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок.
Данный аудит позволяет дать оценку общей ситуации с ведением кадрового делопроизводства (КДП) в компании. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Кадровая документация - это совокупность документов, которые фиксируют информацию о персонале организации, их трудовой деятельности, отношениях с работодателем и других аспектах рабочих отношений.
Основные виды кадровой документации:

1. Документы, связанные с приемом на работу:

• Трудовой договор: Основной документ, регулирующий отношения между работодателем и работником.
• Приказ о приеме на работу: Документ, фиксирующий факт приема работника на работу.
• Личная карточка работника (форма Т-2): Документ, содержащий основные сведения о работнике.
• Должностная инструкция: Документ, определяющий функциональные обязанности, права и ответственность работника.
• Соглашение о конфиденциальности: Документ, регулирующий отношения между работодателем и работником в части конфиденциальной информации.

1. Документы, связанные с трудовой деятельностью:

• Табель учета рабочего времени: Документ, фиксирующий фактическое время работы работника.
• График отпусков: Документ, устанавливающий сроки отпусков работников.
• Приказы о предоставлении отпуска: Документы, фиксирующие факт предоставления отпуска работнику.
• Приказы о переводе на другую должность: Документы, фиксирующие факт перевода работника на другую должность.
• Приказы о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий: Документы, фиксирующие факт поощрения или наложения дисциплинарных взысканий на работника.

1. Документы, связанные с увольнением:

• Приказ об увольнении: Документ, фиксирующий факт увольнения работника.
• Трудовая книжка: Документ, фиксирующий трудовой стаж работника.
• Справка о заработной плате: Документ, подтверждающий заработную плату работника за определенный период.
• Расторжение трудового договора: Документ, фиксирующий факт расторжения трудового договора.

1. Документы, связанные с охраной труда:

• Инструкции по охране труда: Документы, регулирующие правила безопасности на рабочем месте.
• Журналы регистрации несчастных случаев: Документы, фиксирующие информацию о несчастных случаях на производстве.
• Акты о проведении аттестации рабочих мест: Документы, фиксирующие результаты аттестации рабочих мест по условиям труда.

1. Документы, связанные с кадровым учетом:

• Штатное расписание: Документ, устанавливающий штатную численность работников организации.
• Журнал учета приказов по кадрам: Документ, фиксирующий информацию о всех приказах по кадрам.
• Личные дела работников: Документы, содержащие информацию о работнике (трудовой договор, приказы, отзывы, характеристики, и т.д.).

Основные требования к кадровой документации:

• Точность и достоверность информации: Все документы должны содержать точную и достоверную информацию.
• Соблюдение форм и стандартов: Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и внутренними стандартами организации.
• Своевременность оформления: Документы должны быть оформлены своевременно, чтобы избежать правовых ошибок.
• Хранение документов: Документы должны храниться в безопасном месте и в соответствии с требованиями законодательства.

Преимущества ведение кадровой документации:

• Правовая защита: Правильно оформленная кадровая документация обеспечивает правовую защиту организации и работников в случае споров и разбирательств.
• Эффективное управление кадрами: Кадровая документация позволяет эффективно управлять кадрами, оптимизировать бизнес-процессы и уменьшить риск ошибок.
• Контроль за деятельностью: Кадровая документация позволяет контролировать деятельность работников и обеспечивать соблюдение трудовой дисциплины.